Phạm vi công việc là một tài liệu bao gồm thỏa thuận làm việc giữa hai bên. Thông thường đó là bên sử dụng dịch vụ và bên cung cấp dịch vụ (còn gọi là nhóm bên ngoài mà bạn đang làm việc).
Với tư cách là người quản lý dự án, bạn sẽ sử dụng Scope of Work (SOW) để đảm bảo các kỳ vọng rõ ràng và được thống nhất, đồng thời cả bạn và bất kỳ người nào bạn đang làm việc đều biết chính xác những gì họ phải làm. Để điều đó xảy ra, một SOW hiệu quả nên bao gồm những điều như:
- Mục tiêu dự án: Tuyên bố vấn đề của bạn. Vấn đề bạn đang gặp phải là gì và bạn muốn đạt được điều gì với dự án này?
- Lịch trình / Các mốc quan trọng: Khi nào thì dự án bắt đầu và khi nào thì cần kết thúc? Các mốc hoặc giai đoạn chính của dự án mà bạn có thể theo dõi và đo lường tiến độ là gì? Sử dụng Sơ đồ Gantt
- Nhiệm vụ cá nhân: Chính xác thì điều gì cần phải hoàn thành để đi từ vị trí hiện tại đến một dự án đã hoàn thành?
- Deliverables: Bạn cần gì khi kết thúc dự án? Nó chỉ đơn giản là một tệp .PSD của mô hình trang web? Hoặc mã có thể sử dụng trên máy chủ dàn mà bạn có thể triển khai khi đã sẵn sàng?
- Thông tin thanh toán: Dự án sẽ có chi phí là bao nhiêu và bạn định thanh toán cho nhóm mà bạn đang làm việc như thế nào?
- Kết quả mong đợi: Câu trả lời cho tuyên bố vấn đề của bạn. Bạn đang tìm kiếm sự gia tăng lưu lượng truy cập, chuyển đổi hoặc bán hàng? Mục tiêu kinh doanh mà bạn muốn đạt được với dự án này là gì và bạn sẽ đo lường và báo cáo về nó như thế nào?
- Điều khoản, điều kiện và yêu cầu: Xác định các điều khoản bạn đang sử dụng trong SOW và bất kỳ điều kiện hoặc yêu cầu nào chưa được làm rõ.
Mặc dù đề xuất dự án giúp bạn thắng được các dự án nội bộ, nhưng SOW được sử dụng khi làm việc với các nhóm bên ngoài. Do đó, nó cần phải đặc biệt rõ ràng, sử dụng ngôn ngữ mà mọi người đều hiểu, và đặt các nhiệm vụ chi tiết, các công việc phân phối và các dịch vụ khác.
Một SOW tốt sẽ tránh được một số bẫy quản lý dự án lớn nhất, chẳng hạn như:
- Nhầm lẫn, thông tin sai lệch và tranh chấp về phạm vi
- Hiểu sai về kỳ vọng và nhu cầu
- “Mất trí nhớ có chọn lọc” về những gì đã nói và sự cần thiết phải làm lại tốn kém
- Có rất nhiều điều để hỏi. Nhưng nếu bạn thành công, SOW sẽ đảm bảo bạn, các bên liên quan và các nhóm bên ngoài mà bạn đang làm việc cùng đều có ý tưởng rõ ràng về dự án “thành công” trông như thế nào và bạn sẽ đạt được ở đó.
Nguồn: Wikipedia
